Como fazer uma Assinatura Digital para usar no Word e PDF

Rui Bacelar

A assinatura digital permite-nos assinar documentos, sendo uma identificação pessoal e intransmissível. Tal como a Chave Móvel Digital, pode ser usada para assinar digitalmente os documentos PDF, Word e mais usos que aqui damos a conhecer.

Para criar uma assinatura digital para documentos precisamos, antes de mais, de um serviço com certificado de ID Digital, existindo várias plataformas autenticadas. Criada a assinatura certificada, as suas aplicações são cada vez mais diversas.

Começa por escolher o serviço certificado de ID Digital

Em primeiro lugar é necessário escolher um serviço de ID Digital. São plataformas certificadas que validam e possibilitam a assinatura digital de documentos, garantindo a segurança e a exclusividade da assinatura.

Acima estão listados alguns dos principais serviços de ID Digital que, além de ajudar a provar a identidade, também permitem a assinatura eletrónica de documentos. Por norma, estes certificados digitais têm um ano de validade.

A escolha do serviço de ID Digital cabe ao utilizador, optando pelo que considerar mais simples nos passos para fazer uma assinatura digital válida. Feito isto, podemos assinar os documentos existindo três formas de o fazer.

1. Cartão de Cidadão

Aplicação autenticação.GOV
Excerto do manual de utilizador da aplicação Autenticação.gov.

O Cartão de Cidadão permite inserir a assinatura digital, mas para tal é necessário ter um dispositivo físico, o leitor de cartões, bem como o software necessário. Este último pode ser descarregado gratuitamente a partir do site Autenticação.gov.

Assim que o documento a ser autenticado estiver pronto, bastará ligar o leitor de cartões ao computador, inserir o Cartão de Cidadão, selecionar o certificado de assinatura, inserir o código de assinatura e confirmar a sua inserção.

Com o leitor devidamente conectado e o software instalado, bastará seguir estes passos:

  • Escolher o documento que a assinar
  • Inserir o Cartão de Cidadão no leitor de cartões
  • Selecionar o certificado da Assinatura Digital
  • Digitar o código PIN da assinatura
  • Confirmar

O Estado português reconhece a validade das assinaturas digitais realizadas com o Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital (em si um meio de autenticação), tendo o mesmo valor legal que uma assinatura à mão.

2. Adobe Reader / Acrobat (PDF)

O utilizador pode inserir a sua assinatura digital em documentos PDF de forma simples em editores como o Acrobat, ou leitores como o Acrobat Reader da Adobe. Para tal, importa seguir estes passos:

  • Abrir / criar um novo documento PDF
  • Aceder a Ferramentas - Preencher e Assinar - Assinar
  • Seguir as instruções apresentadas - digitalizar, digitar ou desenhar o nome
  • Por fim, é possível ajustar o tamanho da assinatura, ou alterar a sua posição dentro do documento

O software da Adobe é intuitivo e repleto de funções, permitindo autenticar documentos, além da sua criação, edição, entre outras opções e salvaguardas relacionadas com documentos PDF.

Além do software da Adobe, é possível assinar digitalmente os documentos com programas concorrentes. Entre estes, destacamos o Foxit Reader, PDFpen, Nitro Pro, ou o PDFelement. Estes editores permitem a colocação da assinatura digital.

3. Microsoft Word

  • Abrir/ criar novo documento Word
  • A partir da barra de ferramentas, selecionar a opção "Inserir" e, em seguida, "Linha de Assinatura"
  • Preencher os campos apresentados na janela
  • Posicionar a assinatura no local desejado, tal como se de uma imagem se tratasse
  • Caso seja a primeira vez que insere a assinatura digital, basta dar um duplo clique no "X" apresentado antes do campo da assinatura. Por fim, basta escrever o nome e adicionar a imagem fornecida pelos serviços de ID Digital.

As 5 vantagens da assinatura digital

1. Identidade garantida. A assinatura digital é um tipo particular de assinatura eletrónica que cumpre determinados requisitos legais. Desse modo, garante um alto nível de segurança, atestando assim a identidade do signatário em questão.

2. Segurança redobrada. As assinaturas digitais e os documentos onde estas versam estão vinculados por criptografia. Por outras palavras, estão protegidos por um mecanismo inviolável, não podendo ser dissociados.

3. Facilidade de validação. Após a criação da assinatura digital, o documento assinado e respetiva assinatura, podem ser revalidados durante mais de dez anos, garantindo a sua integridade e validade duradoura.

4. Confiança e conformidade. As assinaturas digitais, ou IDs digitais baseiam-se em certificados fornecidos por provedores autenticados e credenciados para garantir que essa identificação tem valor legal, é real e está comprovada.

5. Exclusividade. A assinatura digital, combinada com a senha e o certificado digital, garante que este meio de autenticação é exclusivo do utilizador, comprovando a sua identidade intransmissível.

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrónica

A assinatura eletrónica, ou e-signature, tem uma aceção mais geral, compreendendo qualquer processo eletrónico que sinalize a aceitação de um contrato. Por exemplo, a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrónica.

Vale frisar que a assinatura digital é pessoal e intransmissível, servindo como identificação pessoal. É encriptada ao ser criada a partir de um computador, por isso, são necessários vários passos para garantir a sua autenticidade.

Esta necessidade de exclusividade obriga o interessado a, em primeiro lugar, escolher um serviço de ID digital credenciado e, só então, criar a sua assinatura digital. Por norma, esta é acompanhada de um código secreto (PIN).

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Rui Bacelar
Rui Bacelar
Na escrita e comunicação repousa o gosto, nas leis a formação. É na tecnologia que encontrou o seu expoente máximo e na 4gnews a plataforma ideal para a redação e produção de vídeo.